1. 1

   Crie uma obra pelo assistente

   Clique em Novo projeto. O assistente pede tipo, terreno, prazo e orçamento, e sugere um orçamento dividido em fases que você ajusta antes de criar.

2. 2

   Leia os cartões

   Cada obra mostra quantos dias faltam e quanto do orçamento já foi usado. A cor do selo indica se está no prazo, em atenção ou atrasada.

3. 3

   Arquive o que terminou

   Obras encerradas podem ser arquivadas em Ajustes da obra. Elas saem da lista de ativas e ficam na aba Arquivadas, com todo o histórico, só para consulta.

   Só o dono da obra arquiva e desarquiva. Uma obra arquivada não aceita alterações até ser desarquivada.

Quando usar: Todo dia, como primeira parada.

1. 1

   Escolha uma fase

   À esquerda ficam as fases da obra, empilhadas. Passe o mouse para ver a prévia e clique para fixar: o cartão mostra a previsão orçamentária da fase, quanto ela representa do total e quantas tarefas tem no cronograma.

2. 2

   Leia o status geral

   Status Geral da Obra traz o progresso físico e a situação da obra. Logo abaixo, Custo Planejado vs Real compara, mês a mês, o que estava previsto com o que já foi gasto: avanço e custo só fazem sentido juntos.

3. 3

   Acompanhe riscos e compras

   Risco de Atraso e Compras Pendentes listam o que precisa da sua atenção hoje. Para ir a qualquer tela da obra, use o menu da esquerda.

   O menu mostra mais ou menos telas conforme o seu nível de experiência. Se uma tela citada aqui não aparece, suba o nível no seu perfil.

Quando usar: Na criação da obra e quando algum dado mudar.

1. 1

   Dados da obra

   Nome, endereço completo e tipo da obra. Atualize aqui sempre que algum desses dados mudar e clique em Salvar alterações.

   Só o dono e os gestores da obra editam esta tela.

2. 2

   Tabela de custos desta obra

   Define qual tabela de insumos e serviços a obra segue. A lista mostra as tabelas da conta dona da obra, inclusive para o gestor que não é dono. Insumos e serviços cadastrados nesta obra passam a pertencer à tabela escolhida. Escolher "Tabela padrão da conta" e salvar volta a obra a seguir a padrão, que acompanha a troca de tabela padrão em Tabelas de custo.

   Trocar de tabela muda o catálogo que a obra usa daqui em diante; os itens já lançados na planilha continuam com os serviços da tabela anterior. A cópia de orçamento entre obras exige a mesma tabela nas duas.

3. 3

   Engenheiro responsável

   Em Definir engenheiro, escolha um membro ativo da equipe. É quem responde tecnicamente pela obra.

   Só dá para definir uma vez: depois de escolhido, o campo fica travado.

4. 4

   Arquivar a obra

   No fim desta tela, o dono da obra pode clicar em Arquivar obra e depois em Confirmar arquivamento. Ela sai da lista de obras ativas do painel e fica na aba Arquivadas, com orçamento, medições, custos e diário guardados. Desarquivar obra devolve tudo como estava.

   Obra arquivada é só para consulta: nenhuma alteração é aceita até ela ser desarquivada. Só o dono arquiva e desarquiva.

1. 1

   Receba leads do seu site

   Em Comercial › Configurações há o código pronto do formulário para o seu site. Cada envio vira cliente, oportunidade em Lead e uma atividade de retorno. Contatos já cadastrados não se repetem.

2. 2

   Avance a oportunidade pelo funil

   Lead, Qualificação, Visita técnica, Orçamento, Proposta, Negociação e Ganho (ou Perdido, com o motivo). Em cada etapa registre atividades, a visita com checklist e os documentos do cliente.

3. 3

   Envie a proposta

   A proposta sai do orçamento da oportunidade. O cliente recebe um link para ler, comentar, pedir mudanças e aceitar com assinatura, sem criar conta.

4. 4

   Renegocie quando precisar

   Mesmo depois do aceite, você pode enviar uma nova versão. O link passa a mostrar só a versão vigente, a assinatura antiga fica no histórico e vale a aceita mais recente.

   Versões substituídas não aceitam mais assinatura: o cliente sempre fecha pelo preço atual.

5. 5

   Converta em obra

   Com a oportunidade em Ganho, use Converter em obra. Cliente, endereço, escopo, documentos e o valor aceito vão junto, e o contrato pode seguir para assinatura.

Quando usar: Ao montar o orçamento e a cada revisão.

1. 1

   Item do orçamento × serviço do catálogo

   Em Suprimentos › Catálogo, a Planilha Orçamentária lista os itens desta obra. O serviço é catálogo, reutilizável entre obras; o item é a aplicação dele nesta obra, com quantidade e o custo unitário do serviço. No topo, o cartão Versão do orçamento mostra a situação (Em edição, Fechado ou Em revisão) e tem o botão de fechar a versão ou de reabri-la para revisão.

   O custo unitário do item acompanha as mudanças de preço do catálogo enquanto a versão não está fechada. Fechada, a planilha fica congelada: Novo item e a lixeira ficam desativados até reabrir para revisão.

2. 2

   Inclua o item no título da EAP

   Clique em Novo item, escolha o serviço, o título da EAP onde ele entra (com os nomes de nível da obra, como Etapa › Subetapa) e a quantidade. O título do 1º nível é a fase da obra: é ele que liga a linha à execução, à medição e aos limites.

3. 3

   Procure, filtre, exporte e abra a composição

   Procurar abre o campo de busca, que acha a linha pelo nome do serviço, pela fase, pelo código da EAP, pelo centro de custo ou pela observação. O filtro de grupo separa os itens por tipo de preço: Composição, Fixo e Sem composição. Exportar CSV baixa as linhas que estão na tela, com busca e filtro aplicados, num arquivo que o Excel abre direto. O ícone Ver composição abre o serviço, com o custo e a árvore de composição.

   Sem a permissão de ver custos, o CSV sai sem as colunas de valor.

Quando usar: Antes de orçar a primeira obra, e a cada atualização da base.

1. 1

   Entenda o escopo

   A tabela de custos é da conta, não da obra. Uma conta mantém várias em paralelo, uma do Banco de dados Boa Obra ao lado de uma tabela própria negociada. Cada obra segue exatamente uma, escolhida em Configurações › Informações Gerais, no campo Tabela de custos desta obra.

2. 2

   Importe a planilha

   O ícone Importar planilha da linha aceita .csv ou .xlsx com as colunas tipo (insumo ou servico), codigo, descricao, unidade, categoria_ou_grupo e preco_ou_custo, e a coluna opcional variacao para insumos. Na categoria de insumo, escreva material, mão de obra, equipamento, combustível, ferramenta ou outro. A unidade é obrigatória. No .xlsx, uma aba opcional Composições, com servico_codigo, insumo_codigo e coeficiente, monta as composições. Linhas com problema são ignoradas e listadas como aviso.

   Item que já está na tabela, com o mesmo código ou a mesma descrição e variação, é atualizado no lugar, sem duplicar: dá para reimportar a base a cada mês. O resultado separa novos de atualizados. Se a unidade de um insumo mudar, um aviso pede para conferir as composições que o usam.

3. 3

   Marque a padrão

   A estrela marca a tabela padrão. Ela vale para toda obra que, em Configurações › Informações Gerais, está com "Tabela padrão da conta".

   Trocar a padrão muda também as obras que seguem a padrão da conta. Só as obras com uma tabela escolhida ficam onde estão.

4. 4

   Copie para semear uma tabela própria

   O ícone Copiar para... duplica insumos, serviços e composições para outra tabela, mantendo os coeficientes. É o caminho previsto para partir de uma base pública e negociar os preços por cima.

   A cópia é irreversível e não confere duplicatas no destino. Copiar duas vezes cria tudo duas vezes.

Quando usar: Quando você tem o arquivo da Caixa em mãos e quer importá-lo, em vez de esperar a atualização automática.

1. 1

   Role até Importação manual do SINAPI

   A página Banco de dados Boa Obra fica em Suprimentos, aba Importar SINAPI. De cima para baixo, ela tem: Pesquisar no Banco Boa Obra, Atualização automática, Histórico de tabelas do Banco Boa Obra e, por último, Importação manual do SINAPI. Se o que você quer é a tabela do mês, a Atualização automática atualiza o Banco de dados Boa Obra sozinha, a partir do dia 20, ou na hora pelo botão Atualizar agora. Para enviar o arquivo do SINAPI baixado da Caixa, role até Importação manual do SINAPI.

2. 2

   Escolher arquivo, UF e regime

   A importação aceita o pacote do mês baixado da Caixa (.zip), a planilha SINAPI_Referência (.xlsx) ou o analítico antigo, de até 12/2024. Escolher arquivo abre o seletor; ao lado do botão aparecem o nome e o tamanho do arquivo. UF e regime (desonerado ou não desonerado) valem para o arquivo nacional, que traz as 27 UFs. No analítico antigo, o próprio cabeçalho declara localidade, competência e regime.

3. 3

   Analisar

   Lê o arquivo e mostra o que encontrou, sem gravar nada: • Localidade, competência, regime, abrangência, coleta e emissão. • Encargo horista e mensalista, os percentuais que o próprio arquivo declara. • Quantas composições, insumos e itens de composição vieram, e as auxiliares sem definição própria, que viram serviço mesmo assim.

4. 4

   Entenda "criar" contra "atualizar"

   O aviso no topo do resultado diz o que vai acontecer. Se você já tem uma tabela da mesma base e da mesma competência, a importação atualiza essa tabela em vez de duplicá-la. Competência nova cria sempre uma tabela nova, e as anteriores ficam como estão. Nesse caso, o campo Nome da tabela de custos aparece abaixo dos contadores.

   Numa atualização, composições e insumos que não vierem no arquivo são desativados, não apagados. Orçamentos que já os usam continuam somando o mesmo valor.

5. 5

   Criar as tabelas de encargos

   A caixa "Criar as tabelas de encargos com os percentuais do arquivo" vem marcada. Ela cria as tabelas de encargos sociais horista e mensalista com os percentuais declarados no arquivo. São dois regimes porque o horista paga repouso remunerado e o mensalista não. Sem encargo vinculado, o custo de mão de obra sai pela metade.

6. 6

   Criar tabela ou Atualizar tabela

   O botão diz o que vai acontecer e pede confirmação antes de gravar. A montagem do catálogo pode levar até 2 minutos. No fim, o painel mostra composições e insumos criados ou atualizados, itens de composição, serviços recalculados, encargos criados e desativados.

   A importação grava tudo de uma vez: se falhar no meio, nada fica pela metade e você pode enviar o mesmo arquivo de novo.

Quando usar: Ao cadastrar item novo e sempre que um preço muda.

1. 1

   Separe família de variação

   Em Novo insumo, Descrição guarda a família ("Cimento") e Tipo / Variação guarda a especificação ("CP II-32"). Na lista, as variações da mesma família aparecem agrupadas, e o + cria uma nova variação.

   Descrição + variação não se repete entre os insumos ativos da tabela. Cadastrar "Cimento" duas vezes sem diferenciar o tipo é recusado.

2. 2

   Preço dispara recálculo

   No lápis do insumo, aba Preço, informe o Novo preço e clique em Atualizar preço. O valor entra no Histórico de preços, com data, origem e autor, e o custo de todo serviço que usa o insumo é refeito, e dos serviços que usam esses serviços. A etiqueta da linha abre Preços, marcas e equivalência: preço por detalhe ou marca, marcas, equivalência entre tabelas, encargos e desembolso.

   O novo custo chega também aos itens das planilhas orçamentárias das obras que usam esses serviços. Em mão de obra com encargos ou benefícios, o preço é calculado e não pode ser digitado aqui: altere o salário base no Custo horário composto, na tela de preços do insumo.

3. 3

   Unidade orçada × unidade comprada

   Um insumo pode ser orçado em kg e comprado em saco de 50 kg. Na aba Unidade de compra (a partir do nível intermediário), cadastre o nome da unidade e o fator de conversão como referência.

   Por enquanto nada converte sozinho: solicitação, compra e estoque continuam na unidade do insumo. Use o fator para conferir a quantidade ao pedir ao fornecedor.

4. 4

   Veja o alcance antes de mudar

   A aba Onde é utilizado lista os serviços que usam o insumo e as obras que o orçaram. É o tamanho do recálculo que uma mudança de preço ou de unidade vai provocar. O botão de desligar da linha desativa o insumo, sem apagá-lo, e só quando nenhuma composição o usa. Marque Mostrar inativos para ver os desativados e clique em Reativar para trazê-los de volta.

Quando usar: Ao montar o catálogo e ao ajustar coeficientes.

1. 1

   Escolha como o serviço é precificado

   Em Novo serviço, o Tipo de preço fica em Mostrar opções avançadas (já aberto a partir do nível intermediário) e decide o custo: Composição soma os insumos; Fixo usa o Custo unitário fixo digitado (preço fechado de terceiro); Sem composição vale zero.

   A Tabela de custos do serviço é escolhida na criação e não pode ser alterada depois.

2. 2

   Coeficiente é consumo por unidade

   Em serviço de Composição, o ícone Ver composição abre a Composição do serviço. Alvenaria com coeficiente 0,02 de cimento consome 0,02 unidades de cimento por m² de alvenaria; o Subtotal da linha é coeficiente × preço do insumo. Ajuste o coeficiente na linha e clique em Salvar.

3. 3

   Adicione em lote

   Adicionar insumo abre uma lista de linhas: escolha vários insumos com o coeficiente de cada um e grave tudo de uma vez, com um recálculo só ao fim.

4. 4

   Duplique a composição

   Duplicar composição copia as linhas de outro serviço para este. Os insumos que já estão no destino são pulados em vez de duplicados.

Quando usar: Ao importar bases públicas fiéis ou modelar concreto, argamassa e afins.

1. 1

   Abra a árvore de composição

   Em Suprimentos › Catálogo, na Planilha Orçamentária, clique no ícone Ver composição da linha. A Árvore de composição mostra cada nível com coeficiente × custo e o total do ramo: Concretagem de pilar contém Concreto usinado, que contém cimento, areia e betoneira. As composições auxiliares aparecem destacadas e abrem pela seta.

2. 2

   Inclua um serviço como item

   Clique em Composição auxiliar, busque o serviço filho e informe o coeficiente, em unidades do filho por unidade deste serviço. Cada linha aponta para um insumo ou para um serviço, nunca para os dois.

   Só serviços com preço por Composição recebem auxiliares, e a lista traz apenas composições da mesma tabela de custos.

3. 3

   Limites que o sistema impõe

   Ciclos são recusados: um serviço não pode conter, direta ou indiretamente, a si mesmo, e a busca já esconde os serviços que fechariam um ciclo. O limite de 5 níveis vale para a árvore inteira, contando também os serviços que já usam este como auxiliar. Ao copiar a composição de outro serviço, as auxiliares que quebrariam essas regras, ou que o serviço já tem, ficam de fora e o motivo aparece na mensagem.

   Mexer numa auxiliar recalcula todas as composições acima dela, das folhas para a raiz. Quando o mesmo serviço auxiliar aparece em dois ramos, ele é recalculado uma vez só, antes de todos os pais.

Quando usar: Ao fechar a proposta e ao revisar margem por serviço.

1. 1

   Defina o BDI da obra

   Em Orçamento › BDI (o menu Orçamento aparece a partir do nível avançado), informe o Percentual em BDI da obra e clique em Salvar. Ele vale para todas as linhas que não tiverem um próprio, e incide sobre o total de cada linha, não sobre o custo unitário.

2. 2

   Sobrescreva onde precisar

   Em BDI por serviço, clique em Editar na linha e informe um percentual próprio, típico de serviço subcontratado, onde a margem é outra. Deixe vazio para herdar; a linha herdada mostra (herda) ao lado do percentual.

3. 3

   Aplique em lote

   Aplicar a todas as linhas grava o mesmo percentual em toda a planilha e sobrepõe a herança. Voltar a herdar devolve todas as linhas ao BDI da obra.

   O bloco Aplicar em lote só aparece para quem tem essa permissão.

4. 4

   Custo, BDI e preço

   Custo direto é custo × quantidade; Valor do BDI é o acréscimo; Total com BDI é o que o cliente paga. A Curva ABC usa o valor com BDI, porque é o preço que se negocia.

   Valor do BDI e Total com BDI dependem da permissão de ver o percentual: sem ela, aparecem mascarados ou somem.

Quando usar: Antes de orçar qualquer obra com mão de obra própria.

1. 1

   Por que existe

   Toda base pública publica o salário-hora nu. Um pedreiro a R$ 18,50/h custa cerca de R$ 39,78/h para a obra depois dos encargos. Sem os encargos, o custo de mão de obra sai pela metade.

2. 2

   Crie a tabela

   Em Nova tabela, informe o nome e o percentual total e clique em Criar. A tabela criada aqui fica como horista e não desonerada. As tabelas de mensalista e as desoneradas chegam pela aba Importar SINAPI (página Banco de dados Boa Obra), com a opção Criar tabelas de encargos, tanto na atualização automática quanto na importação manual do SINAPI. Cada nova atualização refaz o percentual dessas tabelas e o salário dos insumos, e recompõe na hora a mão de obra vinculada.

   A lista de Tabelas mostra, para cada uma, o percentual, o regime, se é desonerada e quantos insumos estão vinculados.

3. 3

   Justifique no memorial

   O Memorial de cálculo é opcional: em Adicionar linha, informe grupo (A previdenciários, B trabalhistas, C indenizatórios, D reincidentes), código, descrição e percentual, e clique em Salvar memorial. Linhas sem código são descartadas ao salvar. Usar a soma como total grava a soma como percentual total e reaplica.

   Depois de salvo, se a soma do memorial for diferente do percentual total, a tela avisa: o que entra na conta é o percentual total.

4. 4

   Salvar e aplicar

   Alterar o Percentual total e clicar em Salvar e aplicar regrava o preço dos insumos vinculados como salário base × (1 + (encargo + benefícios percentuais) ÷ 100) + benefícios de valor, atualiza o Preço Básico e o histórico de preços de cada um e recalcula as composições que os usam. Salvar o percentual não muda o regime nem a marcação de desonerada. Reaplicar faz o mesmo sem mudar o percentual.

   Tabela com insumos vinculados não pode ser excluída, mesmo que os insumos estejam desativados.

Quando usar: Em contrato longo, na periodicidade combinada.

1. 1

   Cadastre a série do índice

   Um índice é uma série de pontos: competência e número-índice. Na Série do índice, informe os dois e clique em Gravar; o ponto entra na série própria da conta, que tem precedência sobre a pública. Se faltar o mês exato, vale o último ponto publicado antes dele.

2. 2

   O fator é uma razão, não um percentual solto

   Escolha a tabela, o índice e o Destino. A origem é a data-base da tabela, definida pela atualização do Banco de dados Boa Obra (ou pela importação manual do SINAPI) e avançada a cada reajuste; sem data-base, informe a Origem. O sistema divide o ponto de destino pelo de origem. Digitar "5%" à mão erra sempre que o intervalo não for exatamente o que aquele percentual representa.

3. 3

   Confira a prévia

   Calcular prévia mostra o fator, a variação, os dois pontos do índice, a soma dos preços hoje e após o reajuste e os insumos afetados. Nada muda até você clicar em Aplicar reajuste, botão que aparece para quem tem permissão de reajustar.

4. 4

   Mão de obra corrige pelo salário

   Mão de obra com encargos ou benefícios é corrigida no salário base, não no preço final: encargos e benefícios percentuais continuam valendo por cima, e benefício em valor (vale-refeição, por exemplo) não sobe com o índice. O Preço Básico acompanha o preço novo. Cada reajuste fica registrado em Reajustes aplicados, com período, fator e quem aplicou.

   Aplicar avança a data-base da tabela e a data do preço de cada insumo para o destino, e o próximo reajuste parte dali, aqui ou pela forma Índice de Atualizar preços, que não corrige de novo o mesmo período. Uma Origem anterior à data-base é recusada, porque corrigiria de novo um período já reajustado; para um reajuste parcial, informe uma Origem igual ou posterior à data-base.

Quando usar: Quando um fornecedor reajusta uma linha inteira, ao repassar um índice de inflação ou ao trazer para o catálogo o que as obras pagaram.

1. 1

   Escolha a forma

   Em Suprimentos, aba Atualizar preços, há seis formas de trazer preço novo: • Percentual: um fator para todos, ou só para uma categoria. • Índice: INCC, INPC, IPCA ou IGP-M, com fator por insumo, da data do preço de cada um até a competência de destino. • Planilha: cole do Excel o código e o preço, um insumo por linha. • Digitação: a lista dos insumos da tabela, com o preço novo digitado à mão. • Compras: último custo ou custo médio das entradas de estoque. • Obra: traz para o catálogo os preços negociados numa obra. Todas mostram o efeito antes de gravar.

2. 2

   Tabela e data do preço

   Escolha a tabela de custos que vai mudar. A nova data do preço já vem com o dia de hoje: ela é gravada em cada insumo atualizado e vira a base do próximo reajuste pela forma Índice. Na forma Índice o campo de data não aparece: cada insumo atualizado passa a ter como data a competência de destino do índice (o último ponto publicado até ela), e a prévia mostra qual é.

   Se apagar a data, cada insumo mantém a data de preço que já tinha. Use isso só para corrigir um preço digitado errado; num preço novo de verdade, deixe a data do dia.

3. 3

   Informe o ajuste

   Cada forma pede o seu dado. No percentual, 10 aumenta 10% e -5 reduz 5%. No índice, escolha o índice e a competência de destino. Em Planilha, cole do Excel o código e o preço, separados por tabulação ou ponto e vírgula; o código pode ser o auxiliar ou o de referência (do Banco de dados Boa Obra, por exemplo), o sistema procura nos dois. Em Digitação, procure o insumo pelo nome ou código de referência e escreva o preço novo na coluna Preço novo; só os insumos com preço digitado entram. Em Compras, escolha último custo ou custo médio e, se quiser, só as compras de uma obra. Em Obra, escolha a obra de origem.

   Compras traz o que a obra pagou; Obra traz o que foi negociado. Os dois divergem quando houve reajuste, frete ou desconto de última hora.

4. 4

   Calcular prévia

   Antes de gravar, a tela mostra quantos insumos foram avaliados, quantos serão atualizados e quantos ignorados, e lista insumo por insumo o preço antes, o preço depois e o fator. O insumo que não pôde ser corrigido aparece com o motivo, como código que não corresponde a nenhum insumo da tabela ou insumo sem data de preço, e fica intocado. Na forma Índice, o insumo cujo período já foi corrigido (pelo reajuste da tabela ou por um Índice anterior) aparece com fator 1 e fica intocado. Mão de obra com encargos ou benefícios tem o preço calculado pelo salário base. Em Percentual e Índice, o fator vai para o salário e o preço depois já é o recomposto, com encargos e benefícios. Em Planilha, Digitação, Compras e Obra, a linha dela aparece com o motivo e fica intocada; altere o salário base no Custo horário composto.

5. 5

   Aplicar

   Grava os preços e a data, registra no histórico de preços e recalcula as composições que usam esses insumos. A conta é refeita no momento de aplicar, com os preços daquele instante. As planilhas das obras com orçamento ainda não fechado acompanham; orçamento fechado e obra arquivada mantêm o valor.

   Não há como desfazer em massa. Confira a prévia com calma antes de aplicar.

Quando usar: No dia a dia da execução.

1. 1

   Três níveis

   Fase contém tarefas; tarefa contém passos. Clique na contagem de tarefas do cartão para abri-las e na seta da tarefa para ver os passos. Cada passo marcado guarda quem marcou e quando.

   Para criar uma tarefa, abra as tarefas da fase e use Nova tarefa, no fim do painel: informe o nome e, se quiser, a data prevista.

2. 2

   Status manual ou pelo checklist

   Com Progresso pelo checklist desligado, você muda o status clicando no círculo da tarefa: A fazer, Em andamento, Concluída. Ligado, o status vem dos passos: nenhum concluído = A fazer; todos = Concluída; qualquer coisa no meio = Em andamento.

   Progresso pelo checklist só liga depois que a tarefa tem ao menos um passo. Tarefa que depende de outra só começa ou conclui depois que a anterior estiver concluída.

3. 3

   Comentários ficam na fase

   O ícone de balão no cartão abre os comentários da fase, não da tarefa: discussões e anotações daquela parte da obra.

Quando usar: Para ver o que acontece em cada dia da obra.

1. 1

   Escolha um dia no calendário

   Dias com tarefa ou marco aparecem em laranja. Clique em um deles e a lista ao lado mostra o que acontece naquele dia; os marcos vêm destacados com uma faixa laranja.

2. 2

   Filtre por fase

   O filtro deixa só as tarefas da fase escolhida. Os marcos, Início da obra e Conclusão prevista, continuam aparecendo.

3. 3

   Cronograma × Planejamento

   Esta tela é o calendário de tarefas e marcos. A distribuição do orçamento no tempo, em versões, com linha de base e replanejamento, fica na tela de Planejamento, que aparece no menu a partir do nível de experiência avançado.

Quando usar: Ao congelar a linha de base e a cada replanejamento.

1. 1

   Gere a primeira versão

   Em Planejamento (a tela abre com o título Cronograma), clique em Gerar cronograma e escolha a periodicidade, o início e o término. O valor de cada linha do orçamento é distribuído pelos períodos, dentro da janela da fase e na proporção dos dias produtivos.

   A geração precisa da planilha orçamentária da obra. Sem ela, o sistema recusa.

2. 2

   Promova a linha de base

   A linha de base é a versão contra a qual o desempenho é medido. Ela fica fechada e não pode ser excluída. Sem ela, o relatório de valor agregado fica vazio e pede um cronograma de linha de base.

   Promova a linha de base uma vez, no início. Promover outra versão depois troca a régua que media o desvio.

3. 3

   Replaneje com data de corte

   O replanejamento cria uma versão nova: preserva congelado o que vem antes da data de corte e redistribui só o que resta. A versão nova passa a ser a vigente; a de origem continua na lista de Versões, marcada como versão anterior e com a mesma distribuição, para comparar. No gráfico, os períodos congelados aparecem em cinza.

   No replanejamento você pode marcar para promover a versão atual a linha de base, se a obra ainda não tiver uma. Nesse caso a versão de origem vira a linha de base e fica fechada.

4. 4

   Registre os períodos de chuva

   Informe início, fim e a redução de produtividade (0,3 = 30%). A chuva reduz os dias produtivos da janela e empurra a carga para os períodos secos.

   A chuva vale para os cronogramas gerados ou replanejados depois do registro. A versão que já existe não muda sozinha.

Quando usar: Ao estruturar a obra.

1. 1

   Renomeie e ajuste o limite

   Cada etapa mostra o limite em reais. Em Editar, mude o nome da etapa e o limite (R$) e clique em Salvar etapa.

   Quando a obra tem itens na planilha orçamentária, o limite de cada etapa é o total dela na planilha, com BDI: a etapa mostra "pela planilha, com BDI" e Editar só troca o nome. Para mudar o limite, ajuste a planilha. Se o administrador restringiu o Gasto por etapa do Financeiro para você, o limite aparece como ••• (ou some) e Editar só troca o nome.

2. 2

   As mesmas etapas da tela de Fases

   As etapas daqui são as mesmas da tela de Fases e do Gasto por etapa do Financeiro: um nome alterado aqui já aparece nos dois.

   O limite é um só: é este que o Gasto por etapa do Financeiro mostra, e Ajustar limite lá grava aqui. O nome e o limite salvos aqui também vão para a distribuição de Ajustes › Orçamento, então salvar aquela tela não desfaz o ajuste; se a soma dos percentuais lá deixar de fechar 100%, ela avisa e pede para refazer a distribuição.

Quando usar: Na criação da obra e a cada mudança de prazo contratual.

1. 1

   Início e conclusão

   Informe a data de início e a data de conclusão da obra. A conclusão não pode ser anterior ao início; se for, a tela avisa e não salva.

2. 2

   Tarefas por etapa

   Abra cada etapa para ver as tarefas dela e escolher a data de cada uma. Esta tela não cria tarefas, só define as datas das que já existem; para criar, use Nova tarefa no painel de tarefas da fase, na tela de Fases.

   Tarefas criadas pela tela de Fases ou pelo Escopo por IA podem não aparecer aqui. Salvar esta tela não as apaga.

3. 3

   Mudar o prazo não replaneja sozinho

   Alterar as datas aqui não mexe no cronograma financeiro. Ele tem datas próprias em Planejamento; para redistribuir os valores, use Replanejar, que pede uma data de corte.

Quando usar: Todo dia útil, ao fim do expediente.

1. 1

   Um RDO por dia

   Escolha o dia e preencha clima, mão de obra e atividades executadas, ligando cada atividade a uma fase. São os três campos que sustentam qualquer discussão contratual depois.

2. 2

   Condição e turno praticável

   Para cada turno, a condição do tempo e o turno praticável são campos separados: garoa pode ser praticável, e uma hora de chuva forte pode parar a frente. Dia com turno impraticável aparece marcado em Registros anteriores e ganha uma tarja no PDF.

3. 3

   Ocorrência é prova

   Chuva, falta de material, acidente, paralisação: registrar no dia é o que permite justificar prazo mais tarde. Em Fotos, Anexar fotos envia as imagens do dia, que aparecem em miniatura e ficam também em Arquivos › Fotos da Obra. O x na miniatura tira a foto do diário antes de salvar; o arquivo continua em Arquivos.

   Registro retroativo perde força. Anexar fotos é para quem gerencia os Arquivos da obra (proprietário e gestor); para os demais, o botão não aparece, mas as fotos já anexadas continuam no diário ao salvar.

4. 4

   Salve, assine e gere o PDF

   Salve o diário e, quem tem permissão, assine-o na lista de Registros anteriores. Assinado, ele fica somente leitura; o ícone de documento na linha abre o PDF.

   Depois de assinado, o diário não muda mais, nem as fotos. O que faltou entra no diário do dia seguinte.

Quando usar: Ao montar a equipe e sempre que alguém entra ou sai.

1. 1

   Convide pelo e-mail

   Clique em Novo membro, informe o e-mail e o papel e envie o convite. A pessoa só aparece na equipe depois de aceitar o convite que chega no e-mail. Até lá, ela fica em Convites pendentes, logo abaixo do topo da tela, com o papel, a data do envio e até quando o convite vale.

2. 2

   Escolha o papel com cuidado

   Membro da obra registra e consulta. Gestor da obra também gerencia a equipe, edita o orçamento, aprova compras e libera medições.

3. 3

   Registre a presença

   Clique numa pessoa da lista Trabalhadores para abrir Registrar presença e marque Presente ou Ausente. A presença alimenta os indicadores de Presença da equipe e os dias trabalhados de cada pessoa.

Quando usar: Ao subir documento novo e ao acompanhar vencimentos.

1. 1

   Organize por categoria e pasta

   Cada aba é uma categoria: Documentos Legais, Projetos Técnicos, Documentos da Obra e Fotos da Obra. Nova pasta cria uma pasta dentro da categoria aberta. Use a mesma estrutura em todas as obras para não procurar duas vezes.

   Criar pastas, enviar, editar, compartilhar e excluir é do dono da obra e do engenheiro responsável ou gestor. Os membros da equipe veem só os documentos compartilhados com eles.

2. 2

   Informe a validade

   Ao adicionar um documento, preencha a validade (dá para mudar depois em Editar, no menu ⋯ do documento). Passada a data, ele aparece como Vencido na lista e entra na contagem de documentos vencidos da Análise preditiva.

3. 3

   Compartilhe por e-mail

   No menu ⋯ do documento, escolha Compartilhar, marque Só ver ou Ver e baixar e convide por e-mail ou usuário cadastrado. Quem recebe por e-mail ganha um link que abre o documento sem login; o botão Baixar só aparece no link Ver e baixar.

   Só ver não impede quem tem o link de guardar a tela: trate todo link como público. O acesso continua valendo até ser revogado; revise a lista de Acessos ativos de tempos em tempos.

Quando usar: Sempre que a obra precisa de material.

1. 1

   Crie a solicitação

   Em Nova solicitação, informe produto, quantidade, unidade, categoria, fase, mínimo ideal e preço unitário. Se quiser, busque o insumo no cadastro da obra: produto, unidade e preço vêm dele, e a solicitação passa a ter controle de saldo e troca de insumo. Ela entra na lista com a situação Não enviada.

   Não enviada ainda não é pedido: nada chega à fila de Aprovações até você enviar.

2. 2

   Envie para aprovação

   Na linha, o botão Enviar para aprovação abre a avaliação de saldo e manda a solicitação para a fila de Aprovações. A coluna Situação mostra Aguardando aprovação, Aprovada, Rejeitada ou Comprada; a rejeitada pode ser reenviada. Amarrada a um insumo do cadastro, a linha também tem Trocar insumo, com as opções que a parametrização do insumo libera (livre, similar ou mesmo grupo).

   Se a solicitação furar o saldo controlado, o envio pede uma justificativa. Sem nenhum nível de aprovação configurado, ela é aprovada no envio. Trocar o insumo de uma solicitação já enviada recomeça a aprovação.

3. 3

   Receba e acompanhe o impacto

   Registre o recebimento quando o material de uma solicitação aprovada chegar: ela vira Comprada e, se estiver amarrada a um insumo, dá entrada no estoque. Abaixo do mínimo ideal a quantidade fica em vermelho; + e − ajustam a quantidade enquanto a solicitação está Não enviada ou Rejeitada, e o histórico mostra cada movimento. O painel do topo resume aprovadas, pendentes e negadas, e quanto há em caixa para compras, já utilizado e parado.

   Registrar recebimento fica bloqueado até a solicitação ser aprovada. Depois do envio para aprovação, + e − ficam desativados: os níveis aprovaram aquela quantidade.

Quando usar: Ao configurar a alçada e todo dia, para despachar a fila.

1. 1

   Níveis são uma cascata

   A solicitação só avança quando o nível corrente decide. A fila mostra apenas o nível corrente de cada solicitação, e só para quem decide aquele nível (pelo papel escolhido em Quem decide, que é obrigatório); os de cima aparecem depois. O Administrador vê na fila todos os níveis correntes, porque pode decidir qualquer um.

   A fila recebe o que for enviado pelo botão Enviar para aprovação, na tela de Materiais. Solicitação criada e não enviada não aparece aqui.

2. 2

   Valor mínimo e estouro filtram níveis

   Um nível com valor mínimo só entra quando a solicitação alcança aquele piso; um nível "só no estouro" só entra quando ela fura o saldo. Solicitação pequena e dentro do saldo pode não passar por nenhum.

   Sem nenhum nível configurado, toda solicitação enviada é aprovada de imediato. É o padrão, e costuma não ser o que se quer.

3. 3

   A situação vem das decisões

   Ao clicar em Aprovar, o sistema pede uma observação opcional; Rejeitar pede o motivo. Aprovada significa que todos os níveis exigidos aprovaram; rejeitada, que algum rejeitou. A situação é recalculada a cada decisão, e esta tela não oferece outro jeito de mudá-la.

4. 4

   Abra o acompanhamento antes de decidir

   Cada linha da fila traz o nível e o produto. Clicar no nome do nível mostra o item, a avaliação de saldo, a troca de insumo (se houve) e o histórico dos níveis já decididos, com autor e data.

Quando usar: Na periodicidade combinada com o cliente ou o contratado.

1. 1

   Abra a medição do período

   Clique em Nova medição, escolha a fase, o período (início e fim) e marque os serviços a medir. Criar medição põe a medição na lista como aberta; clique em Ver para abrir o boletim.

   Cada fase tem uma medição em andamento por vez. Enquanto houver uma aberta, apurada ou liberada, a fase não aceita outra.

2. 2

   Acompanhe pela lista

   Cada medição mostra Nº, Fase, Período, Status e A liberar. Ver abre o boletim, onde você informa as quantidades e a glosa e libera a medição para aprovação.

3. 3

   Os status

   Aberta → apurada → liberada → aprovada. Ela passa a apurada quando a primeira linha do boletim é salva, e só a partir daí pode ser liberada. Em vez de aprovada, pode ser devolvida, com motivo: a devolvida fica encerrada, e a correção é feita numa nova medição.

4. 4

   Retenção, glosa e teto

   No boletim, a retenção é o percentual do contrato ativo da linha, calculado sozinho, e acompanha o reajuste; a glosa é o valor descontado por serviço não aceito, sempre com o motivo. A conta a pagar nasce do total a liberar menos as duas. Se a medição fizer o liberado da fase passar do total da planilha, ela excede o limite e só é liberada com justificativa.

   O preço de cada item da medição já inclui o BDI, e o limite da etapa é o total da planilha com BDI. Ao aprovar, o custo entra no realizado na mesma hora.

Quando usar: A cada fechamento de período, e na aprovação do que foi medido.

1. 1

   As colunas

   • Contratado: a quantidade orçada da linha mais os aditivos aprovados. • Acum. anterior: o que já foi medido em medições aprovadas. • Qtd. medida: o que você está medindo agora. • Saldo: o que resta depois desta medição. • Glosa: o valor descontado por serviço não aceito, com o motivo embaixo. • Valor a liberar: a quantidade medida pelo preço do item, com BDI (e com o reajuste, se aplicado). No rodapé ficam o total a liberar, a retenção (o percentual do contrato ativo da linha) e a glosa.

   A glosa não pode ser negativa nem passar do valor líquido da linha: o valor a liberar menos a retenção. Assim a conta a pagar da linha nunca fica negativa.

2. 2

   Informe as quantidades e a glosa

   Enquanto a medição está aberta ou apurada, digite a quantidade medida da linha e clique em Salvar. Para glosar, digite o valor na coluna Glosa: aparece o campo Motivo da glosa, obrigatório. Se algo estiver errado, o aviso aparece embaixo do próprio campo. Quando a primeira linha é salva, a medição passa de aberta para apurada e os totais se atualizam na hora.

   Quantidade acima do saldo contratado (já contando os aditivos aprovados) é recusada, e glosa sem motivo também. Para tirar a glosa, apague o valor e salve.

3. 3

   Reajuste por índice

   Depois de salvar as quantidades e antes de liberar, escolha o índice (INCC, INPC, IPCA ou IGPM) e a data-base do contrato e clique em Aplicar reajuste. O fator vai da data-base ao fim do período medido e fica congelado: o índice do mês seguinte não muda uma medição já feita. A retenção é recalculada sobre o valor reajustado.

   Pode corrigir uma linha depois do reajuste: ao salvar, o valor já sai com o fator aplicado. Aplicar de novo com outra data-base parte sempre do preço original, não acumula. Reajuste para baixo que deixaria alguma glosa maior que o novo valor líquido da linha é recusado, com a lista dos serviços a rever.

4. 4

   Liberar

   Encaminha a medição apurada para aprovação. O botão só fica ativo depois que ao menos uma linha foi salva. A justificativa é opcional, exceto quando a medição excede o limite contratado, aí ela é exigida.

5. 5

   Aceite da fiscalização

   Com a medição liberada ou aprovada, registre o nome e o CPF ou CNPJ de quem atestou pelo contratante. Aprovar é a decisão interna de pagar; o aceite é o contratante dizendo que o serviço foi feito.

6. 6

   Aprovar ou devolver

   Aprovar gera automaticamente a conta a pagar, pelo total a liberar menos retenção e glosa. Devolver exige motivo e encerra a medição: a correção é feita numa nova medição.

   Aprovação é o ponto em que a medição vira dinheiro a pagar. Confira o valor a liberar antes, o lançamento financeiro nasce dela.

7. 7

   Atualizar realizado medido

   Aprovar a medição nesta tela já a leva para o custo realizado, como lançamento de origem Medição. Na aprovação em lote, a opção "Atualizar o realizado medido junto" decide: desmarcada, a medição fica como pendência até a rotina rodar. Quando a conta a pagar da medição é paga, o lançamento ganha a data de pagamento e aparece também no regime de caixa.

Quando usar: No fechamento do mês.

1. 1

   Aprovação em lote

   Aprova de uma vez todas as medições liberadas. Com a caixa "Atualizar o realizado medido junto" marcada, elas já entram no custo realizado; desmarcada, ficam aprovadas e esperam a rotina abaixo.

   O lote não é tudo ou nada: uma medição que não pode ser aprovada (por exemplo, a que excede o limite sem justificativa) é ignorada e aparece na lista de erros, e as demais seguem.

2. 2

   Realizado medido pendente

   Lista as medições aprovadas que ainda não entraram no realizado. Atualizar todas lança todas de uma vez; Atualizar, na linha, lança só aquela.

3. 3

   Comparar duas medições

   Escolha a medição A e a B e clique em Comparar. Aparecem os totais, a diferença e, linha a linha, Qtd A, Qtd B, Δ qtd e Δ valor. Serve para explicar por que um mês mediu muito mais que o anterior.

Quando usar: Ao conferir quanto a obra já consumiu.

1. 1

   Caixa × competência

   No regime de caixa, movimento sem data de pagamento não entra. No de competência, vale a data do evento mesmo sem pagamento. A diferença entre os dois é o descasamento financeiro da obra.

2. 2

   Realizado × medido

   Todo o realizado vem das apropriações. Ao aprovar a medição (ou quando a rotina roda, no lote com a opção desmarcada), ela vira um lançamento de origem Medição, nos itens medidos e já sem as glosas. A coluna Medido é só a conferência: o valor já está dentro do realizado e não soma de novo.

3. 3

   Colunas por origem

   Só aparecem as origens presentes na obra. Uma obra que só teve compra de material não mostra colunas vazias de folha e adiantamento.

4. 4

   Remontar

   Aplica as medições aprovadas cuja rotina nunca rodou e reprocessa o consolidado. Use quando o número parecer defasado.

Quando usar: A cada nota, folha, adiantamento ou devolução.

1. 1

   Lance o movimento

   Em Lançar movimento, escolha a origem (material, serviço, mão de obra, frete, adiantamento, folha de pagamento, devolução, transferência e outras), informe o documento (NF, AP…), a descrição, o valor cheio e a competência. A data de pagamento é opcional; sem ela, use marcar pago na lista quando o pagamento sair. A origem é a coluna em que o custo aparece no Realizado.

   Devolução devolve saldo à obra, por isso o valor precisa ser negativo.

2. 2

   Três formas de ratear

   Saldo enche cada linha até o teto e passa à próxima; o que sobrar fica pendente de rateio. Proporcional distribui pró-rata pelo previsto, ignorando o saldo, e aceita estourar. Manual deixa você digitar o valor de cada linha. Sem marcar linhas, o rateio considera todas. O que ficou pendente aparece no cartão Pendente de rateio e com a marca parcial na lista.

3. 3

   Retenções têm momento fixo

   Adicione cada retenção com o tributo e o valor; a tela mostra o retido e o líquido, e a soma não pode passar do valor do movimento. INSS, ISS, IR e caução retêm no lançamento; PIS, COFINS e CSLL retêm no pagamento. Isso é a regra tributária, não uma escolha: a tela mostra o momento e não deixa alterar.

4. 4

   Ratear de novo, zerar ou excluir

   Ratear de novo, na linha, abre o mesmo formulário de rateio (saldo, proporcional ou manual) e substitui a distribuição do movimento, sem mexer no valor nem no documento; é o caminho para tirar da fila um movimento parcial ou zerado. Zerar apaga o rateio e mantém o movimento, que fica pendente de rateio até você ratear de novo. Excluir apaga o movimento.

   Os lançamentos de origem Medição aparecem como automáticos: são criados pelo sistema e seguem o rateio da medição. Não podem ser rateados de novo, zerados nem excluídos.

5. 5

   Auditoria

   Quando há apontamentos, a faixa Auditoria de custos aparece no topo; clique em ver. Ela aponta AP duplicada, documento sem apropriação, apropriação parcial, adiantamento não liquidado e nota de serviço ou mão de obra lançada no mesmo item e período de uma medição, que contaria o mesmo serviço duas vezes. Confira antes de fechar o mês.

Quando usar: Quando material comprado por uma obra foi usado em outra.

1. 1

   Não existe "mover" um lançamento

   O sistema grava um par: uma devolução negativa na obra de origem e uma entrada positiva na de destino. As duas obras mantêm o histórico completo.

2. 2

   Você precisa de acesso às duas obras

   A transferência é recusada se você não puder lançar custo em ambas. A obra aberta é sempre a de origem.

3. 3

   O rateio dos dois lados é por saldo

   Na origem, a devolução devolve às linhas que tinham consumo; no destino, a entrada preenche as linhas até o teto de cada uma.

   Se o lado do destino falhar, a devolução já gravada na origem é desfeita. A obra nunca fica com um crédito solto.

Quando usar: Na reunião semanal de obra.

1. 1

   Os cartões da obra

   Orçado é o previsto com BDI; realizado (pago) é o custo que já tem data de pagamento; comprometido é o saldo dos contratos ativos mais as solicitações de material aprovadas, em compra ou compradas; valor agregado é quanto a quantidade já medida vale pelo orçamento.

   O saldo do contrato está na mesma base do orçado, com BDI, e desconta o que a linha já realizou: uma linha contratada e medida não aparece duas vezes. Contrato em rascunho ou encerrado não compromete nada.

2. 2

   Por fase

   Cada fase mostra orçado, realizado (pago e a pagar), agregado, tendência e desvio. A barra de composição divide a fase em pago, a pagar, comprometido e a comprometer.

   A comprometer é o que sobra do orçado depois do realizado e do comprometido. Uma barra com pouco a comprometer mostra uma fase em que quase todo o orçado já tem destino.

3. 3

   Tendência e desvio

   A tendência é o gasto até agora mais o custo do avanço que falta, valorizado pelo orçamento. O desvio é a diferença para o orçado, em percentual. Quando a obra toda tende a passar do orçado, o painel avisa no topo.

Quando usar: Antes de sair negociando preço.

1. 1

   Por serviço ou por insumo

   Por serviço olha as linhas da planilha. Por insumo desce nas composições e soma cada insumo em toda a obra, e as duas visões costumam não coincidir. Dá para filtrar por fase.

2. 2

   A faixa A é onde negociar

   Os itens são ordenados do mais caro ao mais barato. A classe A reúne os itens até 80% do custo acumulado; a B, até 95%; a C, o restante. Os cartões mostram quantos itens caem em cada classe: negociar fora da faixa A gasta tempo para mudar pouco.

3. 3

   Os valores incluem BDI

   As colunas Custo unit. c/ BDI e Total c/ BDI estão na mesma base: quantidade vezes custo unitário dá o total da linha. A curva usa o valor com BDI porque o que se negocia é o preço que a obra vai pagar, não o custo antes da taxa.

Quando usar: Ao segmentar acesso e ao importar planilha de custo.

1. 1

   Os centros vêm da planilha

   A lista Centros de custo em uso mostra os centros gravados nas linhas do orçamento. Não há cadastro separado, e a planilha ainda não tem campo para preenchê-los; para conceder acesso, digite o centro com o mesmo nome usado ao enviar a solicitação para aprovação.

2. 2

   Conceder restringe

   Escolha o usuário, informe o centro e clique em Conceder. Um usuário sem nenhuma concessão pode enviar solicitações de material para aprovação em qualquer centro. Conceder o primeiro centro específico passa a restringi-lo aos centros concedidos.

   Esse é o contrário do que a maioria espera. Conceder um centro tira a liberação dos demais, e informar o centro no envio passa a ser obrigatório. A restrição vale só para esse envio: ver a planilha e os relatórios não muda. Só quem pode mudar os parâmetros da obra concede ou revoga.

3. 3

   Importar custos unitários

   Cole duas colunas do Excel, descrição e custo, e o sistema casa pelo nome do serviço. Confira as linhas casadas e o novo total antes de importar. A importação funciona com a versão do orçamento em edição ou em revisão; com ela fechada, a tela avisa e leva a Configurações › Orçamento ou à Planilha Orçamentária, onde o painel de versão tem Reabrir para revisão.

   O valor importado substitui o custo unitário da linha, inclusive o que veio da composição. Um recálculo geral depois desfaz isso.

Quando usar: No fechamento e sempre que alguém pedir número.

1. 1

   Desempenho do projeto (valor agregado)

   Escolha a data-base e a origem da projeção (cronograma financeiro ou medição do contrato). PV é o planejado, EV o agregado, AC o custo real. CPI = EV ÷ AC mede eficiência de custo; SPI = EV ÷ PV mede prazo. Abaixo de 1, atenção. A tabela abre os três valores período a período.

   CPI e SPI aparecem como "sem base" quando o denominador é zero. Sem cronograma de linha de base, a tabela fica sem períodos.

2. 2

   Custo por nível e acompanhamento de obra

   Custo por nível mostra orçado, realizado, comprometido, saldo e tendência, por serviço ou por fase. Acompanhamento de obra mostra, até a data-base, quanto de cada serviço já foi apropriado, o saldo e o percentual executado.

3. 3

   Conciliação financeira

   Escolha o período e o regime, caixa ou competência. Cada movimento aparece com bruto, retido e líquido, e a coluna "No regime" diz se ele entra no regime escolhido. O indicador "Competência − caixa" mostra a diferença entre os dois.

   Conciliação financeira e Cronograma financeiro só aparecem para quem tem a permissão de relatórios financeiros; sem ela, a tela lista nove consultas em vez de onze.

4. 4

   Curva S e cronogramas

   Curva S compara o previsto acumulado com o realizado. Cronograma financeiro mostra o total e o percentual de cada serviço. Cronograma de compras diz quando comprar cada insumo, já descontando o lead time. Cronograma físico compara o avanço previsto com o medido. Histograma mostra a quantidade prevista e a realizada de um insumo, período a período.

5. 5

   Mapa resumo e análise de solicitação

   Mapa resumo compara o orçamento atual com a versão vigente do orçamento (a última fechada), serviço a serviço, e marca o que só existe em um dos dois. Análise de solicitação mostra quanto as solicitações de material (aguardando aprovação, aprovadas, em compra e compradas) já comprometem do orçado de cada item.

   Sem versão fechada do orçamento, o mapa resumo mostra "Sem versão fechada para comparar". Feche a versão em Configurações › Orçamento ou no topo da Planilha Orçamentária.

Quando usar: No acompanhamento do gasto da obra.

1. 1

   Custo geral da obra

   A barra compara o total gasto com o saldo restante. O orçamento total vem da planilha orçamentária, já com BDI.

   Enquanto a planilha orçamentária não tem itens, o orçamento total é só a estimativa feita na criação da obra, e a tela avisa isso.

2. 2

   Gasto por etapa

   Use as setas para passar pelas etapas. São as mesmas etapas da tela de Fases: uma etapa criada ou renomeada lá já aparece aqui. Cada uma mostra o limite, o quanto já foi gasto, a tendência e o gasto por dia no período escolhido. Enquanto a obra não tem planilha, Ajustar limite abre um campo para o novo limite da etapa; é o mesmo limite de Ajustes › Etapas da obra.

   Com itens na planilha orçamentária, o limite de cada etapa é o total dela na planilha, com BDI (zero para etapa sem itens), e Ajustar limite some; embaixo aparece Limite pela planilha orçamentária. Para mudar o limite, ajuste a planilha.

3. 3

   Maiores gastos com materiais

   O cartão ao lado de Gasto por etapa lista os materiais que mais pesaram no gasto. Ver tudo abre a lista completa.

4. 4

   Gastos ao longo do tempo

   O gráfico abaixo mostra o gasto no tempo. Escolha a categoria (mão de obra, materiais ou equipamentos) e o período (7, 30 ou 90 dias). Ver histórico lista os gastos lançados; Exportar relatório, no topo, gera Excel ou PDF.

Quando usar: Quando a obra já tem histórico suficiente.

1. 1

   Custo final estimado

   O cartão mostra o custo final estimado, o orçamento inicial (o orçamento total cadastrado na obra) e a diferença entre os dois. O percentual ao lado é a confiança da estimativa: sobe conforme a obra tem tarefas com data, compras registradas, avanço nas fases, orçamento e data de início preenchidos.

   Sem orçamento total cadastrado, o cartão diz Orçamento inicial não informado e Sem orçamento para comparar, e a estimativa é só o que já foi gasto e comprometido. Com pouco dado lançado, a confiança fica baixa. A análise fica guardada por até 24 horas: clique em Atualizar análise depois de lançar dados novos.

2. 2

   Previsão de entrega

   Mostra os dias de atraso previstos e uma linha do tempo com a data planejada (amarelo) e a data projetada (laranja). Ajustar cronograma abre a tela de Cronograma.

   No painel de Administração, a previsão de entrega e o diagnóstico inteligente são restringidos separadamente.

3. 3

   Diagnóstico inteligente

   Ver causas leva até a lista: cada linha traz a etapa, a causa e um botão Resolver, que abre a tela onde o problema é tratado (documento vencido abre Arquivos e Projetos). Ao lado fica o gráfico Evolução Real x Planejado. Gerar relatório baixa uma planilha Excel com o resumo, os impactos (severidade e ação em português, como Crítico e Revisar Suprimentos) e a evolução.

Quando usar: Em obra com capital de terceiros.

1. 1

   Cadastre o parceiro

   Em Adicionar parceiro, informe nome, categoria (Investidor, Financiamento ou Patrocinador) e status (Aprovado ou Vigente); o logo é opcional. Investidor e financiamento pedem participação (%) e valor investido; patrocinador pede o benefício e, se quiser, a duração do contrato.

   Só o dono e os gestores da obra cadastram, editam e excluem parceiros.

2. 2

   Acessos aos módulos

   O botão de acessos no cartão do parceiro marca os módulos da obra associados a ele, e o cartão mostra o resumo em Acessos. Use a busca e o filtro de categoria e status para achar alguém numa lista longa.

   Por enquanto os acessos ficam só registrados no cadastro: o parceiro não entra no sistema por aqui.

Quando usar: No começo, para não partir da folha em branco.

1. 1

   Onde fica

   Na visão geral da obra, clique em Gerar escopo com IA. Logo depois de criar uma obra, o sistema já abre esta tela; quem prefere montar o orçamento à mão clica em Pular por agora.

   Só quem pode editar o orçamento da obra consegue gerar o escopo.

2. 2

   Descreva a obra

   A descrição já vem com os dados da obra; complete com o que faltar. Quanto mais concreta (área, padrão, número de cômodos, prazo), melhor o resultado. "Casa" gera pouco; "casa térrea de 120 m², padrão médio, alvenaria" gera bastante. A geração leva de 1 a 3 minutos.

   Pode sair da tela enquanto gera: ao voltar, ela retoma a geração em andamento ou mostra a proposta pronta para revisar.

3. 3

   Revise antes de aplicar

   A proposta vem em fases, com serviços e insumos. Remova fases ou serviços e ajuste a quantidade e o preço unitário de cada serviço; os insumos aparecem só para conferência. Ao clicar em Aplicar à obra, uma confirmação mostra o orçamento total e as etapas que serão trocados; nada é gravado antes de você confirmar.

   Aplicar soma os itens à planilha, mas troca o orçamento total e as etapas da obra pelos do escopo. Depois de aplicar, confira os avisos que aparecerem. Quantidades são estimativas: nunca envie ao cliente um orçamento gerado sem revisão.

Quando usar: Ao incluir gente na equipe e sempre que alguém precisar ver menos, ou mais.

1. 1

   Como o acesso é decidido

   A permissão vem do departamento; a exceção vem da pessoa. Do mais específico ao mais geral: 1. Dono da conta, vê tudo, sempre. 2. Exceção da pessoa naquela obra. 3. Exceção da pessoa em todas as obras. 4. Regra do departamento. 5. Padrão do sistema. Vale a regra mais específica que existir. Em "Configurando o acesso de", escolha o departamento ou a pessoa que quer ajustar.

2. 2

   Departamentos

   Crie o departamento com nome e descrição, e já marque quem entra, as pessoas aparecem como etiquetas selecionáveis no próprio formulário. Cada pessoa fica em um departamento por conta. Escolher alguém que já está em outro o move para este.

   Excluir um departamento não remove ninguém das obras: as pessoas apenas ficam sem departamento e voltam ao acesso padrão do sistema.

3. 3

   Permissões: a caixa de seleção

   Marcada, a função aparece. Desmarcada, é bloqueada. A caixa da tela mostra estado intermediário quando a tela está liberada mas alguma função dentro dela está bloqueada, assim você vê que há restrição sem abrir cada linha. Bloquear a tela leva junto todas as funções dela: elas passam a mostrar "segue a tela".

4. 4

   Oculto ou visível

   Ao desmarcar, escolha como bloquear: • Oculto, some da tela. É o padrão. • Visível, fica à vista, apagado e travado, com cadeado. Em coluna de valor, o número vira •••. Use Visível quando a pessoa precisa saber que a função existe para poder pedir acesso. Use Oculto quando saber que existe já é informação demais.

5. 5

   Padrão não é o mesmo que liberado

   Enquanto não há regra gravada, a linha mostra "padrão", e o comportamento é o que o sistema declara para aquela tela. O botão de voltar ao padrão apaga a regra em vez de gravar uma decisão. A diferença aparece quando uma tela nova entra no sistema: quem está no padrão a recebe conforme declarado; quem foi liberado ou bloqueado explicitamente fica como está.

6. 6

   Exceção por obra

   Ao configurar uma pessoa, o campo "Vale em" decide o alcance: todas as obras, ou só uma. A exceção por obra vence a global. Cadastros da conta, tabelas de preço, insumos, serviços, não aceitam exceção por obra: eles não pertencem a obra nenhuma.

7. 7

   Acompanhamento

   Mostra, por departamento: as pendências em aberto, quem está nele e a data da última atividade de cada um, e as últimas coisas registradas nas obras. As pendências trazem a idade do item mais velho junto da contagem, cinco de hoje e cinco paradas há um mês pedem reações diferentes.

   As atualizações são um histórico de CRIAÇÃO. O sistema guarda quem criou cada registro, não quem o editou depois.

8. 8

   O que o servidor recusa

   O bloqueio vale no servidor, não só na tela. Mesmo pelo endereço direto: • Tela bloqueada: a pessoa recebe a mensagem de acesso restringido. • Função bloqueada (criar, excluir, aprovar, exportar): a ação é recusada com a mesma mensagem. • Valor bloqueado (custo, preço, margem): o número nem sai do servidor, a resposta chega sem ele.

   Exportar uma planilha com valores que a pessoa não pode ver também é recusado: o arquivo não tem como sair com a coluna escondida.

Quando usar: Ao montar a equipe e ao revisar acesso.

1. 1

   Papel vale para a obra inteira

   Cada membro é Gestor ou Membro; o proprietário não muda nem sai. Para restringir por centro de custo, use a tela de Centros de custo: lá a restrição vale para as solicitações enviadas à aprovação.

2. 2

   Revise ao desligar alguém

   Remover da equipe é o que corta o acesso. Trocar a senha da pessoa não basta. Para incluir alguém, use Convidar membro: a pessoa recebe um e-mail com o link e, até aceitar, aparece em Convites pendentes, abaixo da lista de membros.

Quando usar: Ao fechar o orçamento como linha de base, ao revisá-lo, e quando a previsão de gasto por etapa mudar.

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   Feche a versão do orçamento

   O cartão Versão do orçamento mostra a situação da planilha: Em edição, Fechado (com o número da versão) ou Em revisão. Clique em Fechar versão e confirme: a planilha vira linha de base, com itens, quantidades, custos e BDI gravados. Fechada, ela não aceita inclusão, alteração nem remoção de itens, nem mudança de BDI, recálculo, cópia ou importação de custos, e mudanças de preço no catálogo deixam de chegar a ela. O Mapa Resumo, em Relatórios, passa a comparar com esta versão. Para mudar depois, clique em Reabrir para revisão: a planilha volta a aceitar alterações e a versão vigente continua valendo até o próximo fechamento, que gera a versão seguinte. O mesmo cartão aparece, compacto, no topo da Planilha Orçamentária.

   Só o dono, os gestores e o engenheiro responsável fecham e reabrem. Planilha sem itens não pode ser fechada. Ao reabrir, os custos não se atualizam sozinhos: rode o Recálculo geral se quiser os preços atuais.

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   Total da obra e distribuição entre as etapas

   Informe o valor total previsto para a obra e arraste a barra de cada etapa para definir o percentual dela; o valor em reais aparece ao lado. A soma precisa ficar a até 2 pontos de 100%; fora disso a tela avisa e Salvar alterações fica desativado. Enquanto a planilha orçamentária não tem itens, este total é o orçado que o Financeiro mostra.

   Ao salvar, o valor de cada etapa vira o limite dela: o mesmo que aparece em Etapas da obra e no Gasto por etapa do Financeiro. O caminho inverso também vale: renomear uma etapa ou ajustar o limite dela em Etapas da obra ou no Financeiro atualiza o nome e o percentual aqui; se a soma deixar de fechar 100%, refaça a distribuição antes de salvar. Com itens na planilha, vale o total de cada etapa na planilha, com BDI. A tabela de custos não fica aqui: ela é escolhida em Informações gerais.

Quando usar: Depois de mudanças em massa, e ao criar obra parecida com uma existente.

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   Recálculo geral

   Refaz o custo unitário de toda a planilha a partir das composições, indo das folhas para a raiz. A cascata automática já cuida de alterações pontuais; o recálculo geral existe para quando a confiança nela ficou em dúvida, e para trazer os preços atuais depois de reabrir uma versão para revisão. No menu de Configurações, este item aparece a partir do nível avançado.

   Linhas com custo digitado à mão ou vindo de importação voltam a valer o que a composição (ou o custo fixo do serviço) diz. A tela pede confirmação antes.

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   Copiar de outra obra

   Escolha a obra de origem e clique em Copiar planilha. Fases e itens são trazidos com os custos como estavam na origem.

   A cópia só é aceita com a planilha desta obra vazia, e as duas obras precisam usar a mesma tabela de custos. Com itens na planilha, a tela avisa e o botão fica desativado.

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   Quando os botões ficam desativados

   As duas rotinas alteram a planilha. Com a versão do orçamento fechada, a tela mostra um aviso no topo e os dois botões ficam desativados. O aviso leva a Configurações › Orçamento e à Planilha Orçamentária: nas duas, o painel de versão tem Reabrir para revisão, que libera a planilha. Em edição e em revisão as duas rotinas funcionam.